Excel整合SharePoint打造轻量级BI解决方案

作者：IT168 极地圣火 2007-11-20

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三、从Excel导出到SharePoint2007

这种方法我们可以立即排除了，因为我们要面对的是成千上万的单元格，而且不止一家公司需要处理。手工去做根本是不可能的。因此，我们可以得出结论，使用这种方法将会给我们带来超大工作量和操作错误。

四、使用SharePoint2007将Excel数据导进来

在这种方法中，SharePoint2007可以基于Excel的内容建立一个列表（可以通过使用Create命令，然后选择从定制列表部分导入Excel表来实现），但是这么做有一些缺陷。首先，这是一次性导入数据，因此，并没有更容易的方法向加入多余的行，或是当Excel变化后更新已经存在的内容（在本文的实例中Excel文件是按月更新的）。第二，SharePoint2007需要按行组织的数据，而典型的财务报表是按列组织的。如图1显示了一个典型的Excel财务报表，而图2显示了将Excel表格导入到SharePoint2007的最终结果。从这两个图可以看出，使用SharePoint2007的导入功能对于标准的财务报表并不能很好的工作，而且由于是一次性处理，因此，它也不支持表格以后的更新同步操作。

图1 一个典型的Excel财务报表

图2 将Excel数据导入到SharePoint后的结果

但幸运的是，在Excel中有一个工作区的概念。如果我们简单地将数据从一个Excel表单中复制并粘贴到一个另一个表单，在这个粘贴过程中，可以使用变换选项将行列数据互换。图3就是一个互换的结果。我们仍然需要应用一个小的变化以使SharePoint的数据看上去更朋好。我们可以从图3看到相应的变化，在图3中显示了行A的头移动了行B。如果不做这个变化，SharePoint将假设只有在行A，而其他的还是老样子。图4显示了使用这个Excel数据经过进一就处理后的结果。因此，这种方法的结论是使用互换和重新格式化功能来处理的标准财务数据可以非常有效的被导入到SharePoint2007中。

图3 使用互换功能后Excel中的数据

图4

在图5中，现在每一行是一个日期，而每一列代表一种财务值，如实际收入（Actual Revenue）或Budget/Plan Revenue。

图5 将处理后的Excel数据导入到SharePoint2007后的结果

接下来让我们看一下如图6的设置列表，这个列表显示了SharePoint2007中对导入数据的一些错误假设。如它将dates和Revenue都设置成了"Single line of text."。很明显，我们在使用这种方法导入数据时必须事先将数据格式化，才能在SharePoint2007中正确显示。如在Excel的空单元格中使其包含"0"，这样在导入SharePoint后，就可以被当成数值类型而不是文本来处理。因此，使用这种方法的结论是在将Excel数据导出之前需要对其进行必要的格式化，这样才能确保SharePoint能正确识别。

图6 SharePoint的设置对话框

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[责任编辑：李宁]

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